Suomalaiseen mentaliteettiin ei sovi tuottaa pettymyksiä toisilleen. Tarjouksen antajalle ikävä uutinen ja suuri pettymys on se, että potentiaalinen asiakas sanookin ei kiitos, ja valitsee kilpailijan. Nyt kolmelle kivitalotoimittajalle (tai kahdelle, koska Luja ei koskaan palannut meille tarjouksen kera) on sanottava ei kiitos. Voiko sen sanoa jotenkin siten, ettei pahoita toisen mieltä?
Ammattimainen myyjä toteaa pelin menetetyksi ja jättää asian siihen. Parhaimmillaan, hän toivottaa vilpittömästi hyvää jatkoa. Joskus he kysyvät asiallisesti, mikä vaikutti päätökseen. Oliko heidän hintansa kilpailukykyinen tai oliko joku muu asia, jossa he voisivat parantaa toimintaansa? Se on ihailtavaa toimintaa.
Välillä - tai jopa ikävän usein - olen kuitenkin törmännyt myyjiin, jotka jäävät vatvoamaan syytä, miksei juuri heidät valittu. Eikö nyt kuitenkin voitaisi vielä katsoa, olisiko vielä mahdollisuus jne. Eräät kysyvät keneen päätös kallistui ja jatkaa sen jälkeen syytösmonologia valitun puutteista ja virheistä. Ikään kuin jos sillä puheella vielä saisi potentiaalisen asiakkaan ylipuhuttua omaan talliin.
Minunhan nämä asiat pitäisi tietää, kun teen konsultin töitä ammatikseni. Kirjoitan tarjouksia ja saan aina välillä myös rukkaset. Enkä ota sitä itseeni. Useimmiten.
Siitä huolimatta kieltävän vastauksen antaminen tuntuu vaikealta. Voimia ensi viikkoon.
Itse ainakin hoidin kaikki tarjouspyynnöt (kivitalofirma, sähkö-, lvi-, rakenne-suunnittelijat, urakoitsija jne.) sähköpostilla ja laitoin liitteeksi arkkitehdin piirustukset yms. Osa antoi suoraan tarjouksen ja osa soitti ja kyseli lisätietoja. Valituille ilmoitimme asiasta sähköpostilla samoin niille, joita ei valittu, hyvän kevään toivotuksin. Muutama kiitteli vastauksesta vaikka ei tullutkaan valituksi. Muista ei kuulunut mitään. Kertaakaan kukaan ei yrittänyt mankua jatkoa vaan fiksusti ymmärsivät, että kilpailuahan tämä on ja vain yksi voi voittaa.
VastaaPoistaMuutenkin olen huomannut, että näissä asioissa sähköpostilla asioiden hoitaminen onnistuu parhaiten. Viestissä voi tarkasti selostaa mistä on kyse ja liittää tarvittaessa mukaan muita asiakirjoja. Lisäksi vastaanottaja saa omaa rauhaa tutstua tarjouspyyntöön ja vastata silloin kun hänelle parhaiten sopii. Jos sitten tarjouspyynnön jälkeen asiasta ei kuulu pitkään aikaan mitään niin voi soitella perään. Hyvin nopeasti kyllä kaikki vastasivat. Osa jopa samana päivänä ilmoittaen, että valitettavasti eivät ehdi ottaa projektia.
Nyt tosiaan on toimittaja, suunnittelijat, vastaava työnjohtaja ja pystytysurakoitsija kasassa eli rakentaminen voisi periaatteessa alkaa kunhan lupa-asiat saadaan kuntoon ja lopulliset suunnitelmat tehtyä.
Mutta onhan se omastakin mielestä vähän haikeaa sanoa ei-kiitos hyvillekin tarjouksenantajille.
Se, että lähtee mollaamaan kilpailijaa, on ehkä pahinta mitä voi tehdä. Asiakkaalle jää huono maku ja lisäksi "paha kello kauas kuuluu".
VastaaPoista